En el marco de la implementación de la Acordada 822/20, la Corte Suprema de Justicia se encuentra trabajando en un importante proceso de despapelización y modernización institucional. Este proyecto tiene distintas aristas, una de ellas es llevada a cabo por el Archivo del Poder Judicial, y consiste en la destrucción de expedientes y documentación judicial archivados en una empresa de custodia privada. El procedimiento comenzó a implementarse hace un año y, a la fecha, ya fueron retiradas 7.112 cajas -de las 47.025 archivadas-, es decir el 15%. Esto implicó la identificación de 1.052 libros y 137.732 causas judiciales, de las cuales, 131.909 cumplían íntegramente las condiciones requeridas para dar inicio a su proceso de destrucción.

La disminución en la documentación judicial archivada conlleva grandes beneficios, tanto para nuestra institución como para toda la sociedad, ya que no solo significa un importante ahorro presupuestario, sino que también implica 218,75 m³ de espacio físico liberado y 27.669 Kg. de papel donados para su reciclaje, números que aumentarán significativamente conforme continúen los avances de este proceso de despapelización.

El Archivo del Poder Judicial cuenta con un equipo de personas que trabaja arduamente en la ejecución de este proceso. Solicita y retira las cajas archivadas en la empresa para luego analizar y clasificar manualmente el contenido de las mismas. De allí, identifica, registra y separa los expedientes y la documentación judicial almacenados que cumplen con los requisitos legales para su destrucción. Con esta información, da inicio al proceso de destrucción, el que finaliza con el traslado de la documentación judicial correspondiente al Anexo Destrucción.

De la citada clasificación, surge la necesidad de separar algunas causas que no cumplen con los requisitos para ser destruidas, estas quedan resguardadas bajo custodia del Archivo. Por ello, se trasladó a la oficina a un espacio físico más amplio donde puedan realizar las funciones de guardado y manipulación de expedientes de manera adecuada.

Todo este procedimiento es dirigido por la Oficina de Coordinación Estratégica de Planificación y Gestión, y requiere de la participación y trabajo conjunto de diversas unidades judiciales, el Archivo, la Dirección de Sistemas, el Anexo Destrucción de la Oficina de Digitalización, la Secretaría de Superintendencia, la Secretaría Administrativa, la Oficina de Gestión Judicial y el Cuerpo de Auditores Civiles.